Digitale Lösung für Online-Krankmeldungen

Déclarations d'absence en ligne : se signaler de manière numérique

D’un côté, l’enfant est malade. De l’autre, les appels s’enchaînent et le téléphone est constamment occupé. Pourtant, la déclaration d’absence peut aussi fonctionner de façon très simple : en ligne, directement sur votre site. En peu de temps, nous intégrons chez vous notre solution pratique de déclaration d’absence numérique en ligne – avec des fonctionnalités individuelles et, si vous le souhaitez, dans plusieurs langues.

Les parents peuvent ainsi signaler leurs enfants en quelques clics. Votre administration reçoit chaque jour une vue d’ensemble actualisée de toutes les absences. Économisez du temps et des efforts, évitez les appels téléphoniques inutiles et les malentendus – idéal pour les écoles, jardins d’enfants, organismes porteurs, associations, communes et autres établissements.

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Gérer simplement les déclarations d’absence en numérique

Le principe est très simple : si l’enfant est malade, les parents se rendent en ligne sur la page dédiée aux déclarations d’absence. Ils y remplissent un petit formulaire avec les informations pertinentes pour la signalisation. Après envoi, les parents comme l’administration reçoivent un e-mail de confirmation. Cela donne à chacun la certitude que la déclaration d’absence a bien été enregistrée. L’établissement reçoit en outre chaque jour une liste récapitulative actualisée, offrant une vue d’ensemble de toutes les déclarations d’absence. Une gestion des droits garantit que les personnes sélectionnées reçoivent exactement les informations dont elles ont besoin – par exemple, les enseignants pour leur propre classe, les éducateurs pour leur propre groupe de crèche, ou le secrétariat pour l’ensemble de l’école.

Sur mesure pour les organismes porteurs, communes, écoles, jardins d’enfants & associations

Chaque établissement a des exigences spécifiques. C’est pourquoi nous développons votre déclaration d’absence en ligne précisément selon vos besoins et l’adaptons également à votre charte graphique. Des fonctions complémentaires peuvent par exemple être le désinscription automatique du repas de midi ou l’envoi de justificatifs ou de certificats médicaux. Nous proposons en outre volontiers votre déclaration d’absence en ligne en plusieurs langues, dans celles qui vous sont nécessaires. Si vous êtes l’organisme porteur de plusieurs établissements, nous pouvons créer pour vous un site distinct vous permettant de gérer les déclarations d’absence pour toutes vos écoles et tous vos jardins d’enfants.

Déclarations d’absence en ligne : les avantages

Pour les parents : des déclarations simples en quelques clics
Pour l’établissement : des vues d’ensemble claires & à jour au quotidien
Retours via e-mails de confirmation
Idéal pour les écoles, crèches, associations & communes
En site distinct ou directement sur votre site
Adapté à votre charte graphique
Extensible avec les fonctions complémentaires souhaitées
Disponible en plusieurs langues
Utilisable pour un ou plusieurs établissements
Convivial et optimisé pour les smartphones

Nos clients nous font confiance

schlosstorgelow.de

leuchtNatur.eu

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Pour crèches & écoles : voilà comme c’est simple

Online-Krankmeldung für Schulen und Kindergärten am Beispiel der Stadt Neustrelitz

Die Verwaltung bekommt täglich eine Sammelliste mit allen Abmeldungen

Déclaration d’absence numérique – intégrée sans couture à votre administration

Que vous souhaitiez la déclaration d’absence électronique directement en sous-page de votre site existant ou sur un nouveau site, nous veillons à ce que le système s’intègre sans rupture dans votre écosystème numérique et dans vos autres processus administratifs. Les listes récapitulatives avec les absences du jour parviennent à l’heure souhaitée précisément aux personnes concernées. Les données sont préparées dans le format le plus pratique pour vous (par exemple, en PDF, CSV ou en listes dans un système de gestion). L’intégration de la déclaration d’absence en ligne peut, par exemple, se faire en plug-in pour WordPress, mais nous mettons aussi en place d’autres solutions. Lors du développement, nous nous concentrons toujours sur le fait que votre système de déclaration d’absence devienne une partie intégrante et donc extrêmement simple à utiliser de votre administration – pour des processus simples, rapides et clairs.

Gestion des établissements, des personnes, des classes & des groupes

Chaque établissement évolue avec le temps. Des classes s’ajoutent, des groupes de crèche disparaissent, des enseignants et des éducateurs changent, le secrétariat est réorganisé… Pour répondre rapidement et simplement à ces évolutions, vous pouvez avec notre système adapter facilement la structure de vos établissements. La déclaration d’absence reste ainsi durablement à jour et peut être utilisée de manière flexible.

Liste récapitulative programmée : tout en un coup d’œil

Les appels sont notés, les e-mails arrivent, et il y a aussi les messages sur le répondeur… Toutes ces opérations disparaissent en grande partie avec notre déclaration d’absence en ligne. À la place, les personnes en charge de l’organisation des absences reçoivent chaque jour, à l’heure souhaitée, une liste récapitulative. Sa structure et son tri peuvent être définis individuellement, et vous pouvez aussi choisir librement son format (par exemple, PDF, fichier Excel ou CSV). Les écoles et les crèches gagnent ainsi une vue d’ensemble maximale, ce qui simplifie considérablement l’organisation interne. Grâce à une attribution claire des personnes, on peut déterminer qui reçoit quelles listes et sous quelle forme. Cela fait gagner du temps à tout le monde… et ménage assurément aussi les nerfs.

Multilinguisme

Nous proposons volontiers la page de déclaration d’absence électronique pour vos enfants dans les langues nécessaires à vos établissements. Cela aide en particulier les parents issus de l’immigration, pour lesquels une déclaration d’absence par téléphone peut être un défi supplémentaire en raison de problèmes de communication et de barrières linguistiques. Par défaut, la déclaration d’absence en ligne est disponible en allemand. Mais qu’il s’agisse d’anglais, d’ukrainien, d’espagnol ou d’autres langues, nous intégrons pour vous un simple sélecteur permettant de changer de langue, afin que le formulaire de déclaration puisse être lu et compris facilement par toute personne.

Plus de 1 000 clients satisfaits
Plus de 20 ans d’expérience

5 sur 5 étoiles
Sur la base des avis Google

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Un grand merci à toute l’équipe de 4eck Media ! Le nouveau site web correspond exactement à ce que nous souhaitions : moderne, clair et à la pointe sur le plan technique. Les pages secondaires supplémentaires pour le SEO nous ont aidés à positionner nos contenus de façon optimale. Nous apprécions le conseil compétent, la créativité et la fiabilité que 4eck Media apporte à chaque projet. Absolument recommandé !

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Frank S. Fischer

Aperçus de projets réels

Online-Krankmeldung am Beispiel der Stadt Neustrelitz für mehrere Einrichtungen

Online-Krankmeldung am Beispiel des Gymnasiums Carolinum

Die Online-Krankmeldungen werden für Desktop und Smartphones optimiert

Exemples : Residenzstadt Neustrelitz et Gymnasium Carolinum

Déclaration d’absence en ligne intégrée sur le site d’un établissement unique

Notre déclaration d’absence en ligne est déjà en service depuis des années et a fait ses preuves en pratique. Le Gymnasium Carolinum, par exemple, mise sur un formulaire simple à utiliser que nous avons intégré directement sur le site de l’école – bien sûr en accord avec l’identité visuelle globale. L’établissement a ainsi géré plus de 32 000 déclarations d’absence entre 2017 et 2024. Si vous souhaitez voir cet exemple, vous le trouverez sur la page de contact de Carolinum, sous le titre « Online-Krankmeldung ».

Déclaration d’absence en ligne multilingue pour plusieurs établissements via un site distinct

Nous avons également eu le plaisir de développer la déclaration d’absence en ligne pour la Residenzstadt Neustrelitz – et ce pour plusieurs écoles et crèches, en allemand, en anglais et en ukrainien. La solution est conçue de sorte que, dans un premier temps, les parents choisissent l’établissement correspondant dans la ville (donc un jardin d’enfants ou une école), puis remplissent et envoient le formulaire. Vous pouvez consulter cette page ici : abmeldung-neustrelitz.de.

Convivial, transparent : un plus pour les parents & l’administration

Un simple formulaire en ligne pour les parents, avec un grand effet pour l’administration – si vous optez pour notre déclaration d’absence en ligne, parents et administration en profitent à parts égales. La déclaration se fait rapidement et facilement, sans file d’attente ni message sur le répondeur. L’organisation des déclarations d’absence quotidiennes est nettement simplifiée par la fonction de liste récapitulative. Et grâce à des retours transparents, les deux parties ont toujours la certitude que la déclaration d’absence est bien arrivée. Une véritable solution gagnant-gagnant pour tous les acteurs ! Votre contribution à la numérisation de l’administration, qui atteint vraiment le citoyen.

Votre chemin vers la déclaration d’absence en ligne

Que vous soyez l’organisme porteur de plusieurs établissements ou que vous vous intéressiez en tant qu’école, jardin d’enfants ou association à une déclaration d’absence en ligne, contactez-nous directement. Matthias Petri, gérant de l’agence 4eck Media, discutera personnellement avec vous de vos exigences spécifiques en matière de déclaration d’absence en ligne. Notre équipe de designers et de programmeurs expérimentés mettra ensuite en place votre système de déclaration individuel rapidement et à moindre coût. En peu de temps, vous, votre administration et les parents des enfants de votre établissement disposerez de la déclaration d’absence électronique. Contactez-nous immédiatement par e-mail.

En service depuis 8 ans

« Nous utilisons la déclaration d’absence en ligne pour nos élèves et enseignants depuis 8 ans déjà et nous ne pouvons plus imaginer comment c’était avant. Au secrétariat, rien que la première année, plusieurs milliers d’appels téléphoniques n’ont pas eu à être pris. Il n’y a plus les problèmes du téléphone, comme une connexion parfois mauvaise ou un nom mal compris. Quand les déclarations d’absence arrivaient encore par téléphone, l’école était souvent totalement injoignable entre 6h30 et 8h00, tellement il y avait d’appels. La secrétaire peut désormais traiter toutes les déclarations d’absence dans le calme. »

Kathrin Hutton, Carolinum Neustrelitz

Matthias Petri, Geschäftsführer der Agentur 4eck Media.

Questions?

Contact: Matthias Petri

Phone number: +49 3991 7787032

Questions fréquentes (FAQ)

La déclaration d'absence en ligne est-elle utilisée de manière abusive ?

Nous nous sommes posé la même question. Nous l’avons donc transmise à une personne ayant des années d’expérience avec notre déclaration d’absence en ligne. Kathrin Hutton, du Carolinum Gymnasium à Neustrelitz, estime qu’une utilisation abusive de la déclaration d’absence en ligne ne se produit que très rarement. Et si cela arrive, la direction de l’école agit en cherchant le dialogue. « Cela s’est dit parmi les élèves et c’est pourquoi cela ne se produit qu’occasionnellement. Nous trouvons même qu’il est plus simple de vérifier cela, car les déclarations d’absence ne sont valables qu’avec l’adresse e-mail officiellement enregistrée des parents, alors qu’il est trop fastidieux de vérifier des numéros de téléphone pendant un appel. »

Comment fonctionne la déclaration d'absence numérique ?

Les parents remplissent un simple formulaire en ligne sur le site de l’établissement (ou sur un site distinct). La déclaration d’absence est envoyée directement à l’administration. Parallèlement, les parents reçoivent une confirmation automatique par e-mail.

Quelles informations les parents doivent-ils indiquer dans le formulaire ?

En règle générale, on demande le nom de l’enfant, sa classe ou son groupe, la période de l’absence ainsi que le motif (par exemple, maladie, rendez-vous médical). Les champs peuvent être adaptés individuellement à votre établissement. Par exemple, une simple case à cocher pourrait demander si l’enfant doit aussi être désinscrit du repas de midi.

Qui reçoit la déclaration d'absence ?

La déclaration d’absence est transmise automatiquement à l’administration compétente de l’école, de la crèche ou de l’organisation. En option, les enseignants ou les éducateurs concernés peuvent également être notifiés. La répartition des informations entre les différentes personnes de votre établissement peut être adaptée.

Existe-t-il une vue d'ensemble pour l'administration ?

Oui, l’administration (ou des personnes sélectionnées) reçoit chaque jour une liste récapitulative structurée de toutes les déclarations d’absence reçues – claire et conforme à la protection des données. La manière dont les données sont triées dans la liste peut être définie au préalable.

Les parents reçoivent-ils une confirmation ?

Oui, après l’envoi du formulaire, une confirmation par e-mail est automatiquement envoyée à l’adresse indiquée. Cela assure transparence et sécurité.

Faut-il installer une application ?

Non, aucune application n’est nécessaire. Le formulaire est optimisé pour le mobile et fonctionne dans le navigateur sur smartphones, tablettes et PC.

Le système est-il conforme au RGPD ?

Oui. Toutes les données sont traitées conformément aux exigences du RGPD. La transmission est chiffrée et les données ne sont conservées que le temps nécessaire à votre organisation.

Pouvons-nous adapter le système à notre établissement ?

Nous adaptons entièrement le formulaire au design et aux exigences de votre site ou de votre charte graphique.

À quelle vitesse le système peut-il être mis en place ?

Selon les exigences individuelles, l’intégration prend en règle générale quelques jours. Après un bref échange de cadrage, nous mettons en place le système et le mettons à votre disposition prêt à l’emploi.

À quels établissements la solution convient-elle ?

Notre solution convient aux écoles primaires, écoles secondaires, lycées, jardins d’enfants, garderies, écoles de musique, clubs sportifs ou autres établissements éducatifs dans lesquels des enfants sont régulièrement accueillis et où les déclarations d’absence doivent être enregistrées efficacement.

Combien coûte la déclaration d'absence en ligne ?

La déclaration d’absence en ligne coûte, dans sa configuration de base, 1 800 euros (hors taxes). Pour chaque établissement supplémentaire raccordé (école, jardin d’enfants), nous facturons 200 euros (hors taxes).