Z jednej strony dziecko jest chore. Z drugiej strony telefony się urywają, a linia jest ciągle zajęta. A przecież zgłoszenie nieobecności może działać całkiem prosto: online, bezpośrednio na Twojej stronie. W krótkim czasie wdrożymy u Ciebie nasze praktyczne rozwiązanie do cyfrowego zgłaszania nieobecności online – z indywidualnymi funkcjami i chętnie także w kilku językach. Dzięki temu rodzice mogą kilkoma kliknięciami usprawiedliwić dziecko. Twoja administracja otrzymuje aktualny na dany dzień przegląd wszystkich nieobecności. Oszczędź czas i wysiłek, unikaj zbędnych telefonów i nieporozumień – idealne dla szkół, przedszkoli, organów prowadzących, stowarzyszeń, miast i innych placówek.
Proste cyfrowe zarządzanie zgłoszeniami nieobecności
Zasada jest bardzo prosta: gdy dziecko jest chore, rodzice wchodzą online na stronę zgłoszeń nieobecności. Tam w krótkim formularzu podają informacje istotne dla usprawiedliwienia. Po wysłaniu zarówno rodzice, jak i administracja otrzymują e-mail z potwierdzeniem. Daje to obu stronom pewność, że zgłoszenie dotarło skutecznie. Ponadto placówka codziennie otrzymuje aktualną listę zbiorczą, która zapewnia przegląd wszystkich zgłoszeń nieobecności. Zarządzanie uprawnieniami dba przy tym o to, aby wybrane osoby otrzymywały dokładnie te informacje, których potrzebują – na przykład wychowawcy dane swojej klasy, opiekunowie zgłoszenia swojej grupy przedszkolnej, a sekretariat informacje dla całej szkoły.
Szyte na miarę dla organów prowadzących, miast, szkół, przedszkoli i stowarzyszeń
Każda placówka ma specyficzne wymagania. Dlatego tworzymy Twoje zgłoszenie nieobecności online specjalnie według Twoich potrzeb i dopasowujemy je także do Twojego corporate designu. Dodatkowe funkcje to na przykład automatyczne wypisanie z obiadu albo dołączanie usprawiedliwień czy zaświadczeń lekarskich. Chętnie przygotujemy Twoje zgłoszenie online także wielojęzycznie – w językach, których potrzebujesz. Jeśli prowadzisz kilka placówek, możemy stworzyć dla Ciebie osobną stronę, przez którą zarządzasz zgłoszeniami dla wszystkich swoich szkół i przedszkoli.
Zgłoszenia nieobecności online: zalety
- Dla rodziców: proste usprawiedliwienie kilkoma kliknięciami
- Dla placówki: jasne i codziennie aktualne zestawienia
- Informacje zwrotne przez e-maile z potwierdzeniem
- Idealne dla szkół, przedszkoli, stowarzyszeń i miast
- Jako osobna strona lub bezpośrednio na Twojej stronie
- Dopasowane do Twojego corporate designu
- Rozszerzalne o pożądane funkcje dodatkowe
- Dostępne w kilku językach
- Do zastosowania dla jednej i wielu placówek
- Przyjazne użytkownikom i zoptymalizowane pod smartfony
Nasi klienci nam ufają
Dla przedszkoli i szkół: to takie proste
Cyfrowe zgłoszenie nieobecności – bezszwowo zintegrowane z Twoją administracją
Czy chcesz mieć elektroniczne zgłoszenie nieobecności bezpośrednio jako podstronę na swojej istniejącej stronie, czy na nowej stronie: dbamy o to, aby system bezszwowo wpisał się w Twój cyfrowy ekosystem i inne procesy administracyjne. Listy zbiorcze z aktualnymi zgłoszeniami trafiają o wybranej porze dokładnie do właściwych osób. Dane są przygotowywane tak, jak jest to dla Ciebie najpraktyczniejsze (na przykład jako PDF, CSV lub listy w systemie administracyjnym). Wdrożenie zgłoszenia online może nastąpić np. jako wtyczka do WordPressa, ale realizujemy także inne rozwiązania. Przy tworzeniu zawsze koncentrujemy się na tym, aby Twój system zgłoszeń stał się integralną, a przez to niezwykle łatwą w obsłudze częścią Twojej administracji – dla prostych, szybkich i przejrzystych procesów.
Zarządzanie placówkami, osobami, klasami i grupami
Każda placówka zmienia się z biegiem czasu. Dochodzą klasy, znikają grupy przedszkolne, zmieniają się nauczyciele i opiekunowie, sekretariat obsadzany jest na nowo… Aby szybko i bezproblemowo nadążać za tymi zmianami, możesz z naszym systemem łatwo dostosowywać strukturę swoich placówek. Dzięki temu zgłoszenia pozostają na dłuższą metę zawsze aktualne i mogą być elastycznie wykorzystywane.
Lista zbiorcza według harmonogramu: wszystko w jednym miejscu
Telefony trzeba notować, e-maile spływają, a do tego jeszcze wiadomości na sekretarce… Wszystkie te czynności w dużej mierze znikają z naszym zgłoszeniem nieobecności online. Zamiast tego osoby odpowiedzialne za organizację zgłoszeń otrzymują codziennie o wybranej porze listę zbiorczą. Jej układ i sortowanie można ustalić indywidualnie, format również wybierasz swobodnie (na przykład PDF, plik Excel lub CSV). Szkoły i przedszkola zyskują w ten sposób maksymalną przejrzystość, co znacznie upraszcza wewnętrzną organizację. Dzięki jasnemu przypisaniu osób można określić, kto otrzymuje jakie listy i w jakiej formie. To oszczędza wszystkim mnóstwo czasu… a przy okazji z pewnością także nerwy.
Wielojęzyczność
Stronę do elektronicznego usprawiedliwiania dzieci chętnie przygotujemy w językach, których potrzebujesz dla swoich placówek. Wspiera to szczególnie rodziców z historią migracji, dla których telefoniczne zgłoszenie z powodu problemów komunikacyjnych i barier językowych bywa dodatkowym wyzwaniem. Standardowo zgłoszenie online dostępne jest po niemiecku. Ale czy to angielski, ukraiński, hiszpański czy inne języki – wbudujemy dla Ciebie prosty przełącznik zmiany języka, aby formularz zgłoszenia mógł być łatwo przeczytany i zrozumiany przez każdą osobę.
- Ponad 1000 zadowolonych klientów
- 20+ lat doświadczenia
5 na 5 gwiazdek
Na podstawie opinii Google
Widoki z prawdziwych projektów
Przykłady: miasto Neustrelitz i Gymnasium Carolinum
Zgłoszenie nieobecności online zintegrowane na stronie pojedynczej placówki
Nasze zgłoszenie online działa już od lat i sprawdziło się w praktyce. Na przykład Gymnasium Carolinum korzysta z łatwego w obsłudze formularza, który zintegrowaliśmy bezpośrednio na stronie szkoły – oczywiście dopasowanego do całości wizerunku. Placówka zarządziła w ten sposób w okresie od 2017 do 2024 roku ponad 32 000 zgłoszeń. Jeśli chcesz zobaczyć ten przykład, znajdziesz go na stronie kontaktowej Carolinum pod nagłówkiem Online-Krankmeldung.
Wielojęzyczne zgłoszenie nieobecności dla wielu placówek przez osobną stronę
Także dla miasta Neustrelitz mogliśmy stworzyć zgłoszenie nieobecności online – i to od razu dla kilku szkół i przedszkoli, w języku niemieckim, angielskim i ukraińskim. Rozwiązanie jest tak pomyślane, że rodzice najpierw wybierają odpowiednią placówkę w mieście (przedszkole lub szkołę), potem wypełniają formularz i wysyłają. Stronę możesz zobaczyć tutaj: abmeldung-neustrelitz.de.
Przyjazne i transparentne: plus dla rodziców i administracji
Prosty formularz online dla rodziców o wielkim znaczeniu dla administracji – decydując się na nasze zgłoszenie nieobecności online, zyskują jednocześnie rodzice i administracja. Usprawiedliwienie przebiega szybko i prosto, bez czekania na linii czy nagrywania się na sekretarkę. Organizacja codziennych zgłoszeń z funkcją list zbiorczych działa znacznie prościej. A dzięki transparentnym potwierdzeniom obie strony zawsze mają pewność, że zgłoszenie skutecznie dotarło. Prawdziwe rozwiązanie win-win dla wszystkich! Twój wkład w cyfryzację administracji, która naprawdę dociera do obywatela.
Twoja droga do zgłoszenia nieobecności online
Niezależnie od tego, czy prowadzisz kilka placówek, czy interesujesz się zgłoszeniem online jako szkoła, przedszkole czy stowarzyszenie: skontaktuj się z nami bezpośrednio. Matthias Petri, dyrektor zarządzający agencji 4eck Media, osobiście omówi z Tobą Twoje szczególne wymagania wobec usprawiedliwiania online. Następnie z naszym zespołem doświadczonych projektantów i programistów szybko i niedrogo wdrożymy Twój indywidualny system zgłoszeń. Już w krótkim czasie elektroniczne zgłoszenie nieobecności będzie dostępne dla Ciebie, Twojej administracji i rodziców dzieci z Twojej placówki. Skontaktuj się z nami od razu e-mailem.
W użyciu od 8 lat
„Korzystamy ze zgłoszeń nieobecności online dla uczniów i nauczycieli już od 8 lat i nie wyobrażamy sobie, jak było wcześniej. Tylko w pierwszym roku sekretariat nie musiał przeprowadzić kilku tysięcy rozmów telefonicznych. Nie ma problemów jak przy telefonie, gdzie czasem połączenie jest słabe albo nazwisko zostaje źle zrozumiane. Gdy zgłoszenia przychodziły jeszcze telefonicznie, szkoła w godzinach 06.30–8.00 była często stale nieosiągalna, bo napływało tyle telefonów. Sekretarka może teraz w spokoju przejrzeć wszystkie zgłoszenia.”
Kathrin Hutton, Carolinum Neustrelitz
Często zadawane pytania (FAQ)
Czy zgłoszenie nieobecności online bywa nadużywane?
Też się nad tym zastanawialiśmy. Dlatego przekazaliśmy to pytanie osobie, która ma wieloletnie doświadczenie z naszym zgłoszeniem online. Kathrin Hutton z Gymnasium Carolinum w Neustrelitz uważa, że nadużycia zdarzają się bardzo rzadko. A jeśli już, dyrekcja szkoły reaguje rozmową. „To rozniosło się wśród uczniów i dlatego zdarza się tylko sporadycznie. Uważamy nawet, że łatwiej to zweryfikować, bo zgłoszenia są ważne tylko z oficjalnie zarejestrowanym adresem e-mail rodziców, podczas gdy sprawdzanie numerów telefonu w trakcie rozmowy jest zbyt pracochłonne.”
Jak działa cyfrowe zgłoszenie nieobecności?
Rodzice wypełniają prosty formularz online na stronie placówki (lub na osobnej stronie). Zgłoszenie trafia bezpośrednio do administracji. Jednocześnie rodzice otrzymują automatyczne potwierdzenie e-mailem.
Jakie informacje rodzice muszą podać w formularzu?
Z reguły wymagane są: imię i nazwisko dziecka, klasa lub grupa, okres nieobecności oraz powód (np. choroba, wizyta u lekarza). Pola można indywidualnie dostosować do Twojej placówki. Na przykład prosty checkbox może pytać, czy dziecko ma być od razu wypisane także z obiadu.
Kto otrzymuje zgłoszenie?
Zgłoszenie jest automatycznie przekazywane do właściwej administracji szkoły, przedszkola lub organizacji. Opcjonalnie mogą być powiadamiani także odpowiedni nauczyciele lub opiekunowie. To, które osoby w Twojej placówce otrzymują jakie informacje, można dostosować.
Czy administracja ma dostęp do zestawienia?
Tak, administracja (lub wybrane osoby) otrzymuje codziennie ustrukturyzowaną listę zbiorczą wszystkich zgłoszeń – przejrzyście i zgodnie z ochroną danych. Sposób sortowania danych na liście można zdefiniować wcześniej.
Czy rodzice otrzymują potwierdzenie?
Tak, po wysłaniu formularza automatycznie wysyłane jest potwierdzenie e-mail na podany adres. To zapewnia transparentność i pewność.
Czy trzeba instalować aplikację?
Nie, aplikacja nie jest potrzebna. Formularz jest zoptymalizowany mobilnie i działa na smartfonach, tabletach i komputerach w przeglądarce.
Czy system jest zgodny z RODO?
Tak. Wszystkie dane przetwarzane są zgodnie z wymogami RODO. Transmisja jest szyfrowana, a dane przechowywane tylko tak długo, jak jest to organizacyjnie konieczne.
Czy możemy dostosować system do naszej placówki?
Dopasowujemy formularz w pełni do designu i wymagań Twojej strony bądź Twojego corporate designu.
Jak szybko można wdrożyć system?
Zależnie od indywidualnych wymagań integracja trwa z reguły kilka dni. Po krótkiej rozmowie uzgodnieniowej konfigurujemy system i oddajemy go gotowy do pracy.
Dla jakich placówek nadaje się to rozwiązanie?
Nasze rozwiązanie nadaje się dla szkół podstawowych, szkół średnich, gimnazjów i liceów, przedszkoli, świetlic, szkół muzycznych, klubów sportowych i innych placówek edukacyjnych, w których dzieci są regularnie objęte opieką, a nieobecności powinny być sprawnie rejestrowane.
Ile kosztuje zgłoszenie nieobecności online?
Zgłoszenie nieobecności online w podstawowej konfiguracji kosztuje 1800 euro (netto). Za każdą dodatkowo podłączoną placówkę (szkołę, przedszkole) liczymy 200 euro (netto).
